SI1-1. Le travail collaboratif.
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Le travail collaboratif

Le travail collaboratif existe depuis toujours, toutefois il a pris depuis quelques décennies une nouvelle tournure, grâce à Internet et aux outils logiciels appelés groupware.

Les logiciels de groupware, que l'on pourrait traduire par logiciels de travail collaboratif, permettent de partager entre plusieurs personnes documents, agendas, carnets d'adresses, etc.

Le Cloud Computing

Présentation

Vous connaissez certainement des applications informatiques que vous installez sur votre propre ordinateur, par exemple OpenOffice (pour la bureautique), Outlook (pour la messagerie), Winamp (comme lecteur multimédia), etc.

Le Cloud Computing consiste à utiliser des applications (ou des systèmes d'exploitation) qui se trouvent sur des serveur distants. Vous utilisez ces applications à partir de votre ordinateur et de son navigateur Internet (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc.).

Par exemple : Google Apps, Office Web Apps de Microsoft, LotusLive d'IBM.

Ceci a pu se développer grâce à la généralisation des connexions Internet, devenues presques omniprésentes chez les entreprises et pour les particuliers.

Avantages du Cloud Computing

Mutualisation des serveurs : tous les clients d'une entreprise voient leurs applications tourner sur les serveurs de l'entreprise, sans qu'il y ai besoin d'acheter des serveurs chez chaque client.

Le prestataire qui vous fournit le Cloud Computing s'occupe de l'infrastructure : évolution de la capacité des serveurs, sécurité, évolution des versions logicielles, etc.

Données en ligne : les données créées dans le Cloud Computing sont naturellement en ligne, donc facilement accessibles à toutes les personnes concernées. Par opposition, quand vous créez un document avec votre texteur, il vous faudra le transmettre (par exemple par courrier électronique) aux personnes concernées.

Par conséquent, on peut souvent travailler à plusieurs sur les mêmes données (agenda par exemple) ou sur le même document (texteur par exemple), simultanément.

Inconvénients du Cloud Computing

Vous êtes tributaire de la qualité de l'infrastructure réseau (notamment la connexion Internet). Par exemple, cela deviendra un problème lorsqu'on voudra sauvegarder nos données dans le Cloud, car en général les connexions Internet on un upload lent.

Vous devez faire confiance au prestataire de service pour la sécurité et la confidentialité de vos données, notamment pendant les transferts.

Vous ne maîtrisez plus l'évolution des versions logicielles.

Le Cloud Computing et notre BTS

Pendant votre formation en BTS, nous allons tous utiliser le Cloud Computing, notamment pour mettre des documents en ligne et travailler à plusieurs dessus. Il s'agira par exemple :

Nous allons particulièrement utiliser les outils de Google qui sont gratuits et très adaptés.

Présentation globale des applications Google

Les applications en ligne de Google sont essentiellement composées des outils suivants :

Dans la version gratuite, on dispose d'un espace de stockage de 15 Go partagé entre Google Drive, Gmail et Google+Photos pour chaque application : 10 Go pour Gmail, 5 Go pour Google Drive, etc. (détail). On peut acheter de l'espace de stockage supplémentaire (exemple : 100 Go supplémentaires pour 1,99 $/mois - septembre 2014). Plus d'infos : http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=fr&answer=39567.

Il existe une version payante, Google Apps for Business, qui est à héberger sur ses propres serveurs et qui offre des outils supplémentaires. Plus d'infos : http://www.google.com/apps/intl/fr/index.html.

La messagerie Gmail

Utiliser la messagerie Gmail nécessite de créer un compte Gmail, c'est à dire une adresse en @gmail.com.

Présenter : l'importation des comptes POP, la gestion des libellés, gestion des contacts, recherches avancées, etc.

L'agenda de Google

Utiliser Google Agenda nécessite de créer un compte Google à partir de n'importe quelle adresse électronique. Un compte Gmail n'est pas obligatoire.

Présenter : la création d'un agenda, d'un événement ponctuel/répétitif, ajout d'un calendrier public, partage du calendrier.

Google Drive

Utiliser Google Drive nécessite de créer un compte Google à partir de n'importe quelle adresse électronique. Un compte Gmail n'est pas obligatoire.

Accéder à un document partagé depuis Google Drive nécessite, selon comment le partage est configuré, de créer un compte Google.

Présentation générale

Présenter : différents outils, collections, partage et différentes options de partage, recherche de documents, synchronisation hors-ligne.

Texteur

Présenter : Sommaires automatiques, historique des révisions, correcteur orthographique, commentaires, notes de bas de page.

Tableur

Présenter : fonctions, références relatives et absolues. Georges Esquirol présentera Excel de façon plus approfondie.

Mise en pratique

Créez votre propre compte Google ou Gmail

Pour pouvoir utiliser le travail collaboratif cette année, il vous faut créer un compte Google. Pour ceux qui ont des adresses pas sérieuses, genre le-tueur-du-84, profitez-en pour créer un compte Gmail avec une adresse sérieuse, genre prenom.nom@gmail.com, ça vous aidera pour les relations avec les entreprises (recherche de stage et d'emploi). Si vous rencontrez une erreur à la création du compte Gmail : "Échec de la création du compte - Nous n'avons pas été en mesure de créer votre nouveau compte Gmail. Nous vous prions de nous excuser des éventuels désagréments occasionnés", réessayez à partir de chez vous (on ne peut créer que quatre comptes Gmail à partir d'une même adresse IP, le même jour). Contentez-vous pour l'instant de créer un compte Google pour pouvoir commencer à utiliser Drive et l'Agenda.

Saisissez ici le nom du compte Google ou Gmail que vous avez créé (ou que vous possédez déjà) :

Votre réponse n°1

Dans la rubrique Contact de Gmail, créez un groupe (par exemple profs info) pour vos profs d'informatique.

Dans ce groupe, ajoutez vos enseignants en informatique :
- Sébastien Pastore : spastore2@gmail.com, 06 80 94 33 28.
- Georges Esquirol : georges.esquirol@gmail.com
- Gilles Girard : gilles.aubanel@gmail.com
Et éventuellement les profs d'informatique de deuxième année :
- Alexa Strozzi : alexa.strozzi@gmail.com
- Véronique Dereux : veronique.dereux@ac-aix-marseille.fr

Si vous souhaitez affecter une photo à ces nouveaux contact, vous trouverez les photos ici :
www.bts-sio.com/profs/

Dans la vie, on multiplie (parfois involontairement) le nombre de nos adresses électroniques. Ce n'est pas très grave, à condition qu'on sache centraliser dans un unique Webmail (ou client lourd genre Thunderbird) la récupération des courriers liés à toutes ces adresses. Par exemple, vous pouvez récupérer tous vos courriers dans l'interface de Gmail. Ou vous pouvez récupérer dans l'interface de Live tous vos courriers (y compris ceux de Gmail). Pour Live, Frédéric Bazin a écrit une procédure ici.

Configurer Gmail (ou votre Webmail favori) pour qu'il récupère les courriers de toutes vos adresses mail.
Pour Gmail : Paramètres => Comptes et importation => Consulter les messages des autres comptes.

Dans Google Drive, créez deux dossiers partagés

Pour publier vos productions cette année, vous avez besoin de deux dossiers partagés : une pour les documents partagés uniquement avec les profs (CV, lettre de motivation, rapport de stage, fiche de renseignements personnels), l'autre pour les documents partagés avec les profs et les autres élèves (veille technologique, divers rapports).

Créez un dossier que vous nommez "Partagé avec les profs", activez le partage avec chaque prof (avec les droits de modification si vous souhaitez que les profs puissent corriger vos rapports), copiez le lien de partage et collez-le ici :

Votre réponse n°2

Créez un dossier que vous nommez "Partagé avec les élèves et les profs", activez le partage (public, sans droit d'écriture), copiez le lien de partage et collez-le ici :

Votre réponse n°3

Je recenserai tous les liens et les mettrai à disposition dans une page Web.

Complétez la fiche de renseignements personnels

Accédez à la fiche de renseignements personnels qui se trouve ici :
https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dHBQbTR1OE84Y2VNV3pDRHlmSHJzWXc6MA#gid=0

Remplissez-la.

(2014-15 : le mardi 2 septembre, vous avez déjà rempli une fiche pourrie sur papier avec des questions incompréhensibles).

Remplir l'agenda

Dans Google Agenda, ajoutez le calendrier des Vacances scolaires (Zone B). Pour ça, (Agenda => Autres Agendas => Ajouter par URL), ajoutez l'URL : http://cache.media.education.gouv.fr/ics/Calendrier_Scolaire_Zone_B.ics.

Créez un calendrier Cours ou Travail. Ajoutez les événements récurrents représentant chaque cours, ils se répètent chaque semaine jusqu'au 9 janvier 2015 pour le 1er semestre et du 12 janvier au 22 mai 2015 pour le 2ème semestre.

Supprimez les cours pendant les périodes de vacances. Pour ça, le mode d'affichage Mois est le plus pratique (car il suffit de faire clic gauche => supp => Entrée pour supprimer un événement sans supprimer toute la série).

Ajoutez le stage du lundi 25 mai au vendredi 26 juin 2015. Vous pouvez le rentrer en un seul événement (au lieu d'un événement par jour), un peu comme les périodes de vacances. Il aura alors la propriété Toute la journée.

Ajoutez la séance photo le (????). Cet événement chevauche le cours de math ? C'est pas grave, ce sont des choses qui arrivent et Google Agenda n'a aucune difficulté à les gérer.

Partagez avec moi (spastore2@gmail.com) votre agenda cours (ou travail).

Continuez à faire vivre votre agenda au gré de vos besoins et de vos diverses activités. Eventuellement, partagez-le avec vos proches.

Si vous le souhaitez, ajoutez mon propre agenda (professionnel seulement) dans le vôtre, en important l'agenda suivant (Agenda => Autres Agendas => Ajouter par URL):
https://www.google.com/calendar/ical/j54rr2vbomhgectp8a38lipl0c%40group.calendar.google.com/public/basic.ics