Matériels et documents autorisés :
Liste des dossiers :
Si le texte du sujet, de ses questions ou de ses annexes vous conduit à formuler une ou plusieurs hypothèses, il vous est demandé de la (ou les) mentionner explicitement dans votre copie.
SAINT-GIRONS CONSTRUCTION est une des principales entreprises de BTP de l’Ariège. Ses domaines d’activité sont très diversifiés (maçonnerie, béton armé, couverture, charpente, pierre, ossature bois, assainissement).
Créée en 1947, puis rachetée par les salariés, elle devient une coopérative (SCOP) en 1995.Saint-Girons Construction emploie aujourd’hui 64 salariés, dont 59 associés, sur le site de SaintGirons.
Dans cette entreprise, le personnel est classé en fonction du poste occupé et selon certains critères tels que l’autonomie dans le poste et le niveau de responsabilité. Le salarié appartient à une des trois catégories socioprofessionnelles du BTP : ouvriers, ETAM (employés, techniciens et agents de maîtrise) ou cadre.
SAINT-GIRONS CONSTRUCTION est soumise à l’obligation d’effectuer auprès de son personnel un entretien annuel professionnel (EAP). Cet entretien qui a lieu tous les ans, permet au salarié de :
Cet entretien est réalisé par le supérieur hiérarchique de niveau immédiatement supérieur à celui du salarié (nommé supérieur hiérarchique de niveau N+1).
Une fois traité et analysé, l’EAP sert à élaborer le plan de formation de l’année suivante. Ce plan de formation est mis en place dans l’entreprise, en fonction des besoins de la société (gestion des compétences, anticipation des départs de personnel, gestion de la masse salariale) et des motivations personnelles (perfectionnement professionnel, accès à un niveau supérieur de qualification ou pour une ouverture culturelle).
L’organisation de l’EAP revient à Anouk POCHARD, directrice des ressources humaines.
Première sous-partie
Documents à exploiter
Document 1 : Extrait de la schématisation du processus de gestion des EAP
Document 2 : Fiche individuelle EAP (extrait)
Document 3 : Bilan de l’EAP rempli par le supérieur N+1 lors de la phase 1
Document 4 : Bilan de l’EAP utilisé par le directeur lors de la phase 2
Le processus d’évaluation des compétences au sein de SAINT-GIRONS CONSTRUCTION se déroule en plusieurs phases (document 1).
Début septembre, Anouk POCHARD, prépare la phase 1 des entretiens annuels professionnels (EAP). Elle donne à chaque supérieur hiérarchique de niveau N+1 un planning des salariés à évaluer. Elle leur fournit également un dossier contenant les évaluations antérieures de chaque salarié. Dans le même temps, elle envoie aux salariés qui seront évalués, le rendez-vous de leur EAP ainsi qu’une fiche individuelle EAP (document 2) qu’elle a pré-remplie (état civil, diplômes et formations sans leur coût). Cette fiche doit être complétée en autoévaluation par le salarié pour le jour de l’EAP et sert de base à l’entretien.
Les entretiens de la phase 1 ont lieu durant le mois de septembre entre les salariés et leur supérieur hiérarchique de niveau N+1 selon le planning d’Anouk POCHARD. À l’issue de l’EAP, le supérieur N+1 remplit le bilan EAP phase 1 (document 3) et le transmet à Anouk POCHARD.
Fin septembre, Anouk POCHARD fait la synthèse de tous les bilans de la phase 1 pour réaliser le plan de formation des salariés pour l’année suivante. Elle transmet ce plan de formation pour validation à Patrick ROUAIX, directeur de la SCOP.
Fin octobre, une fois le plan de formation validé, Anouk POCHARD prépare la phase 2 des EAP. Elle pré-remplit pour chaque salarié le bilan EAP phase 2 (document 4) à partir du plan de formation (points positifs relevés, points à améliorer, formations proposées). Elle les transmet alors au directeur qui va recevoir l’ensemble des salariés évalués pour faire un retour sur leur EAP. Une fois le retour réalisé avec le salarié, le directeur transmet à Anouk POCHARD le bilan EAP phase 2 signé par les deux parties.
Mi novembre, Anouk POCHARD photocopie les bilans signés de la phase 2. Elle archive la photocopie dans son bureau et envoie l’original au salarié évalué. Le processus des EAP est alors terminé.
1.1 Évaluer le temps disponible pour l’élaboration du plan de formation.
1.2 Indiquer sur votre copie la condition de synchronisation de l’activité « Réalisation du plan de formation ». Justifier.
1.3 Représenter sur votre copie, à partir de l’énoncé du dossier 1, la fin du schéma de processus présenté en document 1.
À ce jour, la gestion des évaluations est actuellement entièrement réalisée sur support papier. Lors d’une formation sur la gestion des compétences suivie par Anouk POCHARD, le logiciel « Banque nationale des compétences » (BNDC) a été présenté par la société Constructys.
Ce logiciel permet de stocker la base du personnel d’une société (état civil, diplômes, métier) et surtout de conserver les futures évaluations annuelles des compétences avec les mêmes grilles de compétences que celles utilisées actuellement par la SCOP. De plus, ce logiciel permet à plusieurs utilisateurs, via un intranet, d’accéder au contenu de la base tout en gérant leurs droits (lecture complète de la base ou limitée aux informations d’un salarié, modification ou suppression).
Anouk POCHARD propose au directeur l’utilisation du logiciel BNDC qui permettrait d’optimiser le processus de gestion des évaluations. Celui-ci décide de le mettre en place.
1.4 Citer deux avantages de cette solution, en terme de coûts, pour la direction des ressources humaines.
1.5 Citer un avantage de cette solution pour l’organisation dans son ensemble.
Ce système montre des limites car il ne prend pas en compte les évaluations passées. Actuellement pour la phase 2, Anouk POCHARD doit toujours utiliser les anciennes évaluations sur papier malgré la présence du logiciel. Elle envisage de numériser ces anciennes évaluations et de les conserver au format PDF sur un dossier partagé de son poste de travail.
1.6 Préciser le matériel nécessaire à la numérisation des anciens EAP.
1.7 Indiquer la limite de l’utilisation du format PDF pour l’exploitation des données.
Documents à exploiter
Document 2 : Fiche individuelle EAP (extrait)
Document 3 : Bilan de l’EAP rempli par le supérieur N+1 lors de la phase 1
Document 4 : Bilan de l’EAP utilisé par le directeur lors de la phase 2
Document 5 : Schéma relationnel de la base de données BNDC
Le logiciel BNDC, dont vient de s’équiper l’entreprise pour la gestion des entretiens annuels professionnels (EAP), stocke des informations sur le personnel, leurs métiers, leurs compétences, leurs évaluations et les différentes formations suivies dans une base de données. Cette base de données est représentée dans le schéma relationnel du document 5.
2.1 Citer les informations de la fiche individuelle EAP (document 2) qui ne sont actuellement pas stockées dans la base de données.
2.2 Indiquer si un salarié peut suivre la même formation plusieurs fois (document 5). Justifier.
Cette base de données ne permet pas actuellement à Anouk POCHARD de saisir les données sur les formations souhaitées par le salarié lors des entretiens d’évaluation (document 3). Pour pouvoir utiliser ce logiciel, Anouk POCHARD doit respecter les dispositions légales.
2.3 Modifier sur votre copie la partie du schéma relationnel prenant en compte ce nouveau besoin d’information.
2.4 Préciser si toutes les données collectées dans cette base sont conformes à la réglementation en vigueur. Justifier.
Les données collectées dans la base de BNDC sont des données sensibles dont il faut assurer une protection renforcée car elles seront accessibles sur le réseau intranet. Il faut donc que Saint-Girons Construction prévoie de sécuriser les accès à BNDC, les données de la base et le matériel utilisé.
2.5 Donner, pour chacun des points cités ci-dessus, un exemple de solution de sécurisation.
Documents à exploiter
Document 5 : Schéma relationnel de la base de données du logiciel BNDC
Document 6 : Programme de calcul des coûts de formation
Le logiciel BNDC, permettant d’informatiser la gestion des EAP, répond à la majorité des besoins d’Anouk POCHARD. Cependant certaines tâches peuvent être encore automatisées afin d’optimiser cette application.
À partir de la base de BNDC, Anouk POCHARD souhaiterait que certaines listes soient établies automatiquement afin de faciliter son travail de préparation des EAP :
Anouk POCHARD s’est rendue compte que ce logiciel pourrait lui rendre d’autres services notamment le calcul, pour l’année en cours, du montant total des formations proposées aux salariés après les EAP. Cette information lui est nécessaire pour vérifier que ce montant est inférieur au montant autorisé par l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA), organisme auquel est soumis la SCOP pour le financement de ces formations. Dans le cas contraire, les formations ne pourront pas être financées et donc ne pourront pas avoir lieu.
La société Constructys qui développe le logiciel BNDC (document 6) décide d’ajouter la fonctionnalité souhaitée. À cette fin, un programme a été commencé. Il utilise une base de données dont le schéma relationnel (document 5) a été enrichi de la relation suivante :
3.2 Expliquer le rôle de la requête en ligne 70 du document 6.
3.3 Indiquer pour les lignes 130, 190 et 240 quel(s) paramètre(s) sont fournis à la fonction AFFICHER().
3.4 Expliquer le calcul effectué ligne 200.
Le programme fourni par Constructys ne correspond pas totalement au besoin d’Anouk POCHARD car il n’indique pas de message pour dire si le coût des formations proposées est supérieur ou inférieur au montant autorisé par l’OPCA. Ce montant est stocké dans le programme dans une variable nommée $OPCA.
3.5 Écrire sur votre copie le code nécessaire pour modifier ce programme afin de prendre en compte le souhait d’Anouk POCHARD. Préciser les numéros de ligne du document 6 concernées par la modification.
La dématérialisation des documents est en forte progression notamment pour les fonctions gérant des masses importantes de documents de types différents. C’est le cas de la fonction ressources humaines. D’une façon générale, le but recherché est autant de traiter les difficultés de stockage et de conservation que de permettre un meilleur accès et un partage des informations. Au final une amélioration de la performance organisationnelle, au moins, est attendue.
À St Girons Construction, la démarche de dématérialisation du processus d’évaluation du personnel est engagée. Mais elle ne touche pas toutes les activités RH susceptibles de l’être. La question se posera de la poursuite de cette démarche et des étapes à venir. La réponse de St Girons Construction ne sera peut être pas celle d’autres organisations de taille ou type différents, opérant dans des contextes différents (activités, territoires).
En une à deux pages, à partir de vos connaissances et en vous appuyant sur diverses situations de gestion (dont celle présentée dans la première sous-partie), répondre de façon cohérente et argumentée à la question suivante :
La dématérialisation des processus « ressources humaines » est-elle toujours source de performance dans les organisations ?
SAINT-GIRONS CONSTRUCTION
| Date d’entretien : 10/09/2013 |
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| BILAN DE LA PHASE 1 DE L’EAP CODE DE L’EAP : 2013_OUVR10 |
IMPLANTATION – NIVELLEMENT, topographie numérique et l’outil station totale
À l'Issue de cet entretien le salarié a t-il des souhaits ou des remarques à exprimer ?
Souhaiterait devenir chef d’équipe
| Le collaborateur : PIC Louis | Le responsable : DURAND Gérard |
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| Date : 12/09/2013 Signature : | Date : 12/09/2013 Signature : |
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| BILAN DE LA PHASE 2 DE L’EAP CODE DE L’EAP : 2013_OUVR10 |
| Le collaborateur : PIC Louis | Le directeur : ROUAIX Patrick |
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| Date : 19/12/2013 Signature : | Date : 19/12/2013 Signature : |
Categorie a pour valeurs (Ouvrier, ETAM, Cadre).
Periodicite : durée de validité de la formation (exemple : 12 indique que la formation n’est valable que 12 mois). 0 indique que la formation est valable indéfiniment.
Etat a pour valeurs : “Non concerné par la tâche”, “Ne sait pas faire”, “Fait sous contrôle”, “Fait en autonomie”.